Police relative au traitement des données à caractère personnel 

EN MATIERE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL 

  

I -  Préambule 

 

ARTICLE 1er.Cadre règlementaire  

 

Le traitement des données à caractère personnel du Candidat répondant à une offre de candidature ou transmettant une candidature spontanée est réalisé conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679, du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après, le « RGPD »). 

 

ARTICLE 2.Responsabilité du traitement 

 

L’Employeur est le Responsable du traitement des données à caractère personnel réalisé sous son autorité ou à sa demande : 

 

Nom :ASBL SANTE ET PREVOYANCE 

Adresse :Rue Saint-Luc, 8 -  5004 BOUGE 

Numéro d’entreprise :0407.961.214 

Personne de contact :Jean-Marie HUBAUX 

Adresse e-mail :jean-marie.hubaux@slbo.be 

Numéro de téléphone :+32 81 20 93 60 

 

L’Employeur a désigné un Délégué à la Protection des Données :  

 

Nom :Thierry DEFOUR  

Adresse :Rue Saint-Luc, 8 – 5004 BOUGE 

Adresse e-mail :thierry.defour@slbo.be 

Numéro de téléphone :+32 81 20 81 77 

 

L’Employeur  a fait le choix d’un Fournisseur (ou Processeur) traitant les données personnelles pour son propre compte : 

 

Nom :PROFILE GROUP  

Adresse :Boulevard Louis Schmidt, 54 – 1040 ETTERBEEK 

Numéro d’entreprise :                              0445.445.873 

Personne de contact :                              Andrew Simmonds  

Adresse e-mail :Andrew@profilegroup.com 

Numéro de téléphone :+32 2 738 02 66  

  

 

ARTICLE 3.Définitions 

 

Pour l’application de la présente police, et conformément à l’article 4 du RGPD, les notions suivantes sont définies comme suit : 

 

  • Candidat : toute personne qui postule auprès de l’Employeur ;  
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations, effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou à des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données ;   
  • Responsable du traitement : l’Employeur, soit la personne physique ou morale qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.  
  • Sous-traitant : le Fournisseur, soit la personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel, pour le compte du responsable du traitement ;  
  • Violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données. 

 

II - Traitements de données à caractère personnel 

 

 ARTICLE 4.Finalités du traitement 

 

 Les données du Candidat sont traitées par l’Employeur pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. 

 

Le Candidat doit lui fournir toutes données à caractère personnel le concernant dès lors que celles-ci sont pertinentes au regard des finalités poursuivies. 

 

Ceci implique : 

 

  • la collecte de données via un formulaire d'inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du Candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc ; 
  • la sauvegarde de ces données ;  
  • la consultation de ces données ;  
  • la vérification et l'analyse de ces données ;  
  • la production de statistiques, d'études de marché, ... ayant pour but d'améliorer l'expérience du Candidat ; 
  • la communication proactive de nouvelles offres d'emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par le Candidat lorsqu'il a complété un formulaire d'inscription et/ou son profil.  

 

C'est parce que le Candidat a consenti à ces finalités que l’Employeur peut traiter ses données à caractère personnel. L'obtention de ces données est indispensable pour lui permettre de réaliser les finalités précitées. Si ces données n'étaient pas obtenues, il ne serait pas en mesure de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent.  

 

Le traitement de données étant uniquement basé sur le consentement du Candidat, il lui est loisible de le retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement. 

 

ARTICLE 5.Catégories de données faisait l'objet du traitement 

 

Les catégories de données suivantes du Candidat sont traitées ou susceptibles d’être traitées :  

Données d’identité 

Nom, prénom, numéro de Registre national, date de naissance, lieu de naissance, adresse, nationalité, copie de la carte d’identité, numéro du permis de travail, numéro du permis de séjour, photographie,  etc. 

Données concernant la situation personnelle  

 

Numéro de téléphone privé, adresse e-mail, sexe, état civil, composition de ménage, numéro de compte bancaire, langue, permis de conduire, etc. 

Données liées à l’acte de candidature 

 

 

Cursus scolaire, diplômes obtenus, qualifications, formations suivies, publications, curriculum vitae, lettre ou formulaire de motivation, résultats obtenus à des tests et examens, images, participation à des organisations professionnelles, activités de loisirs et centres d’intérêt,  etc.  

Données liées à la carrière professionnelle et à l’occupation 

 

 

Expérience professionnelle, fonctions exercées, informations concernant la fin de l’emploi, service ou département souhaités, type de contrat de travail, temps de travail, temps de repos, déplacements, évaluations, organisation du travail, formation à la fonction, langue parlée, etc. 

Données concernant la rémunération et les avantages octroyés 

Rémunération fixe et variable, barèmes applicables, titres-repas, assurances de groupe, avantages de toute nature, avantages en nature, indemnités, etc. 

Données concernant les frais propres à l’Employeur 

Frais de déplacement, modes de transport, attestations et déclarations sur l’honneur, notes de frais, plaque d’immatriculation du véhicule, … etc. 

Données de surveillance et sécurité 

 

Accès aux bâtiments et propriétés de l’Employeur, mots de passe, utilisation des instruments de travail mis à disposition, plaque d’immatriculation du véhicule, géolocalisation, images,  etc. 

Données liées à la cessation du contrat de travail 

Date et mode de rupture du contrat de travail, documents sociaux de sortie, droit aux vacances annuelles, droit aux prestations sociales, rapports de suivi de la procédure de reclassement professionnel, etc. 

Il n'est, par principe, jamais demandé au Candidat de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l'exigerait ou l'autoriserait dans un cas particulier.  

 

 

ARTICLE 6.Sources des données à caractère personnel 

 

Les données à caractère personnel  sont collectées auprès du Candidat lui-même, de trois manières : 

 

5.1. Envoi d'une candidature : l’Employeur traite l'ensemble des données transmises dans le formulaire d'inscription, en réponse soit à une offre d'emploi, soit à une candidature spontanée. 

 

Pour compléter le formulaire d'inscription, le Candidat est invité à communiquer ses données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse de courriel et adresse postale) ainsi qu'à transmettre son curriculum vitae. 

 

Après avoir transmis ces données à l’Employeur, le Candidat peut, s'il le souhaite, se connecter à son profil personnel et sécurisé ou contacter l’Employeur, afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter le profil en mentionnant d'autres données répondant aux finalités du recrutement pour lequel il a marqué un intérêt. 

 

5.2. Entretien téléphonique et/ou vidéo : lorsqu'un Candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d'inscription et/ou par le biais d'une candidature spontanée, il accepte explicitement que l’Employeur utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d'informations de la part de ce dernier ou, vice versa, de donner des compléments d’information sur ses attentes professionnelles. 

 

5.3. Entretien de recrutement : lorsqu'un Candidat accepte de passer un entretien avec l’Employeur, il accepte explicitement que ce dernier utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l'évaluer au cours de cet entretien, le cas échéant par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Cette vérification  implique, notamment, que l’Employeur puisse prendre contact avec les entreprises et tout autre organisme ou administration renseignés par le Candidat. 

 

ARTICLE 7.Modalités et durée de conservation 

 

7.1.  Modalités de conservation 

 

Lorsqu'un Candidat remplit un formulaire d'inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par l’Employeur. 

 

L’Employeur peut stocker les données à caractère personnel du Candidat sur des serveurs qui se situent en-dehors du territoire de la Belgique ou dans un cloud.  

 

Dans ce cas, l’Employeur veille à ce que les données soient stockées dans un État-Membre de l’Union européenne ou dans un pays reconnu comme offrant un niveau de protection des données équivalent.  

 

 

7.2 Délais de conservation 

 

Les données à caractère personnel du Candidat sont conservées durant le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la/des finalité(s) justifiant leur traitement. 

 

En conséquence, les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du Candidat concerné pour l'(les) offre(s) d'emploi  pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant un an, au maximum, après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s). 

 

Cette durée permet à l’Employeur de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au Candidat de nouvelles offres d'emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.  

 

Le Candidat est averti, par courriel, quatre semaines avant la suppression prévue de ces données. 

 

Le Candidat peut, s'il le souhaite, demander explicitement à l’Employeur de conserver ses données pour un nouveau délai d’un an afin de permettre à l’Employeur de le contacter pro-activement pour lui proposer toute offre d'emploi susceptible de l’intéresser.  

 

En ce cas, la même procédure sera reconduite avant la fin de cette nouvelle période d’une année. 

 

En l'absence de réaction du Candidat à l'issue de la période de quatre semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées. 

 

ARTICLE 8.Protection des données

  

Les données personnelles du Candidat sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.  

 

Le Fournisseur de l'outil de recrutement prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données du Candidat, en particulier contre la manipulation et l'accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce, compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour le Candidat. 

 

III - DROITS DU CANDIDAT 

 

 

ARTICLE 9.Droit d'accès et rectification  

 

Le Candidat a le droit d’obtenir de l’Employeur, dans les meilleurs délais, la confirmation que des données à caractère personnel le concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel. 

 

Le Candidat peut à tout moment les éditer, les compléter, les corriger ou les supprimer.  

 

ARTICLE 10.Droit à la portabilité des données 

 

Le Candidat a le droit de recevoir, dans les meilleurs délais, les données à caractère personnel le concernant, fournies à l’Employeur, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. 

 

Dans le respect de l’article 20, §1, a et b du RGPD, Il a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle. 

 

 

ARTICLE 11.Droit à l'effacement et au retrait de consentement 

 

Le Candidat a le droit d’obtenir de l’Employeur, dans les meilleurs délais, l’effacement de données à caractère personnel le concernant. 

 

Lorsque l’Employeur a rendu publiques les données à caractère personnel et qu’il est tenu de les effacer, il prendra toutes les mesures raisonnables,  compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, pour informer les responsables du traitement qui traitent ces données que le Candidat concerné a demandé l’effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.  

 

Dès lors que le traitement de données à caractère personnel repose sur le consentement du Candidat, il a le droit de le retirer : le retrait de consentement au traitement des données entraîne automatiquement une suppression immédiate et irréversible desdites données. 

 

 

ARTICLE 12.Droit à la limitation du traitement 

 

Le Candidat a le droit d’obtenir de l’Employeur, dans les meilleurs délais, la limitation du traitement dans les conditions suivantes : 

 

  • l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par le Candidat, pendant une durée permettant à l’Employeur de vérifier l’exactitude  des données à caractère personnel ; 
  • le traitement est illicite et le Candidat s’oppose à leur effacement et exige à la place une limitation de leur utilisation ; 
  • l’Employeur n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires au Candidat  pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; 
  • le Candidat s’est opposé au traitement en vertu de l’article 21, § 1er du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par l’Employeur prévalent sur ceux du Candidat.   

 

 

ARTICLE 13.Droit d'opposition

 

Le Candidat a le droit de s’opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel le concernant,  lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’Employeur ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés fondamentaux du candidat qui exigent une protection des données à caractère personnel. 

 

ARTICLE 14.Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle 

 

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, le Candidat a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir, sur le territoire belge, l’Autorité de Protection des Données (www.autoriteprotectiondonnees.be), s’il considère qu’un traitement de données à caractère personnel le concernant est réalisé en violation du RGPD.